Comment gérer l'entretien de sa flotte automobile ?

À qui confier l’entretien de sa flotte automobile ?

C’est l’une des principales questions que se pose le gestionnaire de flotte. En effet, il existe plusieurs solutions, qui ont chacune leurs avantages et leurs inconvénients. Tout d’abord, on peut réaliser l’entretien d’une flotte en interne, avec des mécaniciens employés par l’entreprise. Adapté aux flottes de grande taille, ce type de maintenance permet notamment de maîtriser les coûts et de personnaliser les processus d’entretien. Néanmoins, la maintenance en interne est complexe : elle impose de disposer d’équipes formées en continu, et de gérer des stocks de pièces détachées et d’outils.

Le gestionnaire de flotte peut aussi confier l’entretien de sa flotte automobile à un prestataire externe. Dans ce cas, il peut conclure un contrat d’entretien avec le concessionnaire qui a fourni les véhicules, ou confier l’entretien à un garage ou à un centre auto. L’entretien dépend aussi du mode d’acquisition des véhicules : avec la LOA (location avec option d’achat) ou la LLD (location longue durée), l’entretien peut être géré par le loueur.

Il est aussi possible d’opter pour un mode de maintenance mixte : réaliser le petit entretien en interne (gonflage des pneus, vidange, niveaux…), et confier les opérations plus importantes à un prestataire externe.

Le choix du mode d’entretien dépend de nombreux paramètres, comme la taille de la flotte, le type de véhicule ou encore l’activité de l’entreprise. Le fleet manager doit comparer les coûts des différentes solutions, mais aussi étudier les offres des différents prestataires. Il convient de ne pas considérer uniquement les coûts des prestations, mais aussi le gain de temps. Par exemple, l’entretien au forfait chez le loueur peut être plus cher, mais il réduit le temps de gestion.

Tirer profit de la digitalisation

Pour optimiser l’entretien de son parc auto, le fleet manager peut se doter d’un logiciel de gestion de flotte automobile qui comprend un module de gestion de l’entretien des véhicules. Celui-ci propose diverses fonctionnalités :

plan de maintenance (planification des opérations de maintenance préventive et des contrôles) ;
gestion des ordres de travail (envoi des demandes d’opérations de maintenance aux prestataires) ;
gestion des réparations ;
gestion des pièces ;
historique des services ;
gestion des contrats d’entretien…

L’emploi d’un logiciel permet d’éviter les erreurs et de gagner du temps. Les informations s’affichent clairement sur un tableau de bord. Le logiciel envoie des alertes pour que les opérations nécessaires soient traitées à temps. D’autre part, le logiciel analyse toutes les différentes données liées à l’entretien, et fournit des données statistiques (reporting). Le fleet manager peut en tirer des informations précieuses pour la prise de décision : montant des frais SMR de chaque véhicule ou de la totalité de la flotte, évolution des coûts sur une période donnée, comparaison des coûts entre véhicules…

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Miser sur la télématique

La télématique embarquée consiste à collecter des données lors des parcours, grâce à un boîtier installé sur chaque véhicule. Géolocalisation, comportements de conduite, kilométrage, problèmes techniques, consommation… Ces données sont transmises en temps réel à un logiciel, qui peut être intégré à la solution de gestion de flotte. Parmi ces informations, certaines sont très utiles pour limiter les coûts d’entretien des véhicules.

Les données sur les comportements de conduite, comme le régime moteur et les freinages et virages brusques, permettent de détecter les pratiques qui entraînent une usure prématurée du véhicule et une augmentation de la sinistralité.

La télématique peut relayer des informations sur l’état du véhicule comme l’usure des freins et l’état de l’huile moteur. Cela permet de réduire le risque de panne, d’accident, et donc les frais de réparation et le temps d’immobilisation des véhicules.

L’envoi automatique des données élimine les risques d’erreur de saisie. Par exemple, le kilométrage de chaque véhicule s’affiche en temps réel dans le logiciel de gestion de flotte. Dès que le kilométrage s’approche d’un plafond, le gestionnaire reçoit une alerte pour planifier une révision.

Sensibiliser les conducteurs

Les comportements de conduite ont un impact non négligeable sur le coût d’entretien des véhicules. Réussir l’entretien d’une flotte automobile passe donc par la sensibilisation des collaborateurs concernant l’utilisation de leurs véhicules. On peut notamment demander aux conducteurs de vérifier les niveaux, la pression des pneus, et de prévenir immédiatement le fleet manager lorsqu’un problème apparaît. L’éco-conduite permet aussi de réduire de moitié⁽²⁾ les coûts d’entretien. En effet, une conduite plus douce ralentit l’usure des véhicules, et diminue les risques d’accident.

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(1) Flotauto
(2) Source : Fleet Solutions - Volskwagen Group