Gestion de flotte
Modifié le 13/04/2022
Comment choisir un logiciel de gestion de flotte ?
Un gestionnaire de flotte automobile est indispensable dès lors qu’une entreprise dispose de plusieurs dizaines de véhicules. Pour contribuer aux performances de l’entreprise, le fleet manager a besoin d’un outil bien plus efficace qu’un simple tableur : le logiciel de gestion de flotte. Voici des pistes pour bien choisir ce logiciel d’entreprise.
Pourquoi choisir un logiciel de gestion de flotte ?
Une flotte de véhicules génère beaucoup de données et de formalités sur le plan de la maintenance prédictive, de la consommation de carburant, des contrats d’assurance ou encore des contrats de location. Lorsqu’une flotte compte des dizaines de véhicules, voire des centaines, la quantité d’informations est telle qu’il est indispensable de faire appel à une solution informatique. Un logiciel permet d’éviter les tâches manuelles et répétitives, souvent génératrices d’erreurs, de centraliser les informations ou encore d’analyser des données pour prendre les bonnes décisions.
Comment bien définir ses besoins pour gérer son parc automobile ?
Pour bien choisir votre logiciel de gestion de flotte, vous devez identifier vos besoins et les lister dans un cahier des charges. Pour vous aider, dressez un tableau des besoins, solutions et fonctionnalités attendues, comme dans l’exemple suivant.
| Besoin | Objectif recherché | Solution proposée | Fonctionnalités logiciel |
|---|---|---|---|
|
- Entretien des véhicules par les collaborateurs |
- Réduction du coût d'entretien de la flotte - Amélioration de la sécurité |
- Envoi d'une alerte aux conducteurs |
- Collecte des informations sur les conducteurs - Intégration en masse des conducteurs - Création d'alertes - Remontées kilométriques fiables - Association d'un conducteur à une immatriculation |
|
- Commande des véhicules par les collaborateurs |
- Gain de temps pour le gestionnaire de flotte - Meilleure satisfaction des collaborateurs |
- Configuration des véhicules et interface avec le site du loueur |
- Création de profils conducteurs - Association d'un véhicule à un profil conducteur - Validation d'une configuration |
|
- Intégration des prestations externes dans le logiciel de comptabilité |
- Gain de temps pour le gestionnaire de flotte - Réduction du risque d'erreurs |
- Interface avec les prestataires |
- Accès à la nomenclature des produits et prestations - Intégration directe des dépenses correspondantes dans la comptabilité |
La gestion de flotte, quels enjeux ?
- La gestion d’un parc automobile fait face à de nombreux enjeux. Acquisition des véhicules : achat, location longue durée (LLD), location avec option d’achat (LOA)... Le gestionnaire de flotte doit choisir la méthode d’acquisition la plus appropriée pour limiter les coûts. Il doit aussi veiller à ce que les véhicules choisis répondent aux besoins des collaborateurs. Enfin, il doit gérer la revente ou la restitution des véhicules.
- Maintenance des véhicules : contrôle technique, entretien, réparation… La maintenance est indispensable pour améliorer la sécurité des collaborateurs et la durée de vie des véhicules.
- Gestion du carburant : le responsable de flotte doit mettre en place des solutions, comme l’utilisation d’une carte carburant, pour limiter les coûts.
- Santé et sécurité : l’enseignement aux collaborateurs des procédures en cas d’accident, mais aussi des formations pour une conduite plus sûre permettent de répondre aux enjeux de santé et de sécurité. Respect de la législation : assurer les véhicules, payer la TVS (taxe sur les véhicules des sociétés), effectuer le contrôle technique…
- La gestion de flotte doit suivre l’évolution de la législation et des normes, comme la WLTP (Worldwide harmonized light vehicles test procedure).
- Maîtrise des coûts : tout gestionnaire doit réduire le Total cost of ownership (TCO), ou coût global de la flotte, pour contribuer à optimiser les performances de l’entreprise.
- Analyse des données : l’analyse des informations générées par la flotte aide à la prise de décision.
- Élargissement des responsabilités : le gestionnaire de parc auto doit prendre en compte des enjeux comme l’impact environnemental de la flotte et le Total cost of mobility (TCM). Celui-ci concerne la mobilité de l’entreprise au sens large (voyages en avion, utilisation des transports en commun ou des modes de transport alternatifs, hébergement lors des déplacements, etc.).
Quels sont les meilleurs logiciels pour gérer sa flotte automobile ?
Il existe un grand nombre de solutions de gestion de flotte sur le marché. Voici une sélection de 5 logiciels fiables.
- GAC Car Fleet : disponible en mode SaaS, ce logiciel offre un accès à toutes les fonctionnalités nécessaires à la gestion d’un parc auto. Il permet notamment l’intégration de données fournisseurs et la connexion aux services internes à l’entreprise.
- Chevin FleetWave : l’éditeur britannique propose une solution complète de gestion de parc auto. Le logiciel peut être associé à de nombreuses applications tierces.
- FleetNote : proposant une interface conductrice et une interface entreprise, FleetNote intègre de nombreuses fonctionnalités : indicateurs, profils de conduite, alertes, car policy, etc. Une version gratuite est disponible.
- Notilus YourWay : le logiciel YourWay répond aux enjeux de la gestion de flotte automobile. En 2022, l’éditeur a lancé une application qui améliore la communication entre le conducteur et le gestionnaire de parc.
- Winflotte : la société française OptiXT propose un logiciel de gestion de flotte intuitif et puissant. En plus des fonctionnalités indispensables, Winflotte propose aux gestionnaires des modules pour le « verdissement de flotte », avec notamment le suivi du bilan carbone et l’auto-conduite.
En tant que gestionnaire de flotte, vous souhaitez exploiter les données liées à la consommation de carburant ? Avec la Carte carburant Pro E.Leclerc, vous pouvez exporter factures, relevés et reportings vers votre logiciel de gestion de flotte automobile.