Parc automobile : comment éviter la dérive kilométrique ?

Qu'est-ce que la dérive kilométrique ?

La dérive kilométrique correspond à l’augmentation du coût de revient de chaque kilomètre parcouru, entraînant une hausse du coût de gestion de la flotte automobile. En effet, le nombre de kilomètres parcourus par les véhicules de société est l’un des principaux paramètres à prendre en compte pour calculer le TCO (total cost of ownership) d’une flotte auto. Si les collaborateurs effectuent des trajets superflus avec leur véhicule de fonction, ils occasionnent un surcoût pour leur entreprise.

Pourquoi assurer le suivi kilométrique de son parc automobile ?

Le principal enjeu de la gestion de parc automobile est la réduction du total cost of ownership. Or, chaque kilomètre parcouru par les salariés représente un coût pour l’entreprise. Le suivi kilométrique par le gestionnaire de flotte est indispensable pour anticiper et prévenir la dérive kilométrique, et donc limiter les coûts de gestion.

Quelles conséquences d'une mauvaise gestion kilométrique ?

La dérive kilométrique entraîne évidemment une augmentation des coûts en carburant et en entretien. Mais d’autres surcoûts sont à prendre en compte, comme ceux liés aux contrats de location : location courte durée, location longue durée (LLD)…. Pour les véhicules en LLD ou en location avec option d’achat (LOA), les contrats prévoient un volume kilométrique à ne pas dépasser sur une période donnée. Ces éléments déterminent le montant du loyer mensuel. En cas de dérive et de dépassement du forfait kilométrique, la société de location demande de régler des frais pour chaque kilomètre supplémentaire lors de la restitution du véhicule. Si elles concernent plusieurs véhicules, ces pénalités peuvent augmenter fortement le coût de la flotte automobile.

Si le gestionnaire de flotte a opté pour l’achat plutôt que la location pour ses véhicules de société, il doit également éviter toute dérive kilométrique. Plus le kilométrage grimpe, plus le véhicule perd de la valeur, ce qui diminue le prix de revente. Le gestionnaire fixe alors un nombre de mois ou de kilomètres à atteindre avant de vendre le véhicule. En cas de dérive kilométrique, un véhicule doit être renouvelé plus tôt que prévu.

L’utilisation de véhicules de société par les collaborateurs à titre personnel constitue un avantage en nature. Si l’entreprise opte pour le forfait annuel pour le calcul de celui-ci, le sur-roulage peut vite devenir pénalisant, puisque les dépenses réelles ne sont pas prises en compte.

Comment se prémunir contre la dérive kilométrique ?

Il est essentiel de sensibiliser les salariés au coût qu’entraîne la dérive kilométrique pour l’entreprise. Pour cela, il convient de communiquer régulièrement avec les conducteurs, grâce à des bilans kilométriques mensuels par exemple. La promotion de l’éco-conduite dans la Car policy, mais aussi via des formations, permet aussi de réduire les dépenses en carburant et en entretien.

Les indemnités kilométriques peuvent être une solution alternative à la location ou à l’achat de véhicules de société lorsque les salariés roulent moins de 15 000 km par an. Dans ce cas, les collaborateurs utilisent leurs véhicules personnels dans le cadre professionnel, et l’entreprise leur rembourse des frais kilométriques. Ils doivent fournir des justificatifs de carburant, parking ou péage, ce qui permet au fleet manager d’effectuer un suivi des déplacements et d’éviter toute dérive kilométrique.

Néanmoins, la limite de 15 000 km par an ne doit pas être dépassée sous peine d’être redevable de la TVS (taxe sur les véhicules de société), à moins qu’il ne s’agisse d’un véhicule utilitaire léger servant au transport de marchandises. La TVS, basée sur les normes WLTP (Worldwide harmonised Light vehicles Test Procedure), peut être particulièrement élevée en cas de véhicule polluant. Le choix entre indemnités kilométriques et mise à disposition de véhicules aux salariés doit donc être judicieux. Pour rappel, la TVS des véhicules utilitaires et véhicules utilitaires légers (VUL) n’existe pas.

Le logiciel de gestion de flotte est le principal allié du gestionnaire de parc auto. Cet outil informatique dispose de nombreuses fonctionnalités : déclaration de la TVS, gestion des contrats de location, entretien, Car policy… Il envoie notamment des alertes lorsqu’un véhicule s’approche d’un kilométrage maximal. Le gestionnaire peut alors prendre les mesures nécessaires afin d’éviter tout dépassement, comme fournir un véhicule ayant peu roulé au collaborateur concerné. Dans le cas d’une location, le fleet manager peut, si le loueur le permet, ajuster le contrat en choisissant un nouveau kilométrage et/ou une nouvelle durée. L’anticipation du sur-roulage peut aussi se faire grâce au suivi de la consommation globale de carburant via le logiciel. Enfin, le système des indemnités kilométriques peut être un choix pertinent dans le cas où les déplacements des salariés sont limités.

Si vous ne disposez pas d’un logiciel de fleet management, vous pouvez néanmoins lutter contre la dérive kilométrique avec une carte carburant. La Carte carburant pro E.Leclerc vous propose des outils comme le plafond de consommation, qui incite le collaborateur à mieux gérer ses dépenses de carburant, et qui permet au gestionnaire de mieux maîtriser la fiscalité de l’ensemble des véhicules de la société.