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Gestion flotte auto

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Publié le 28/09/2021

Gestion de flotte : tout savoir pour bien gérer son parc auto

La bonne gestion du parc auto est un enjeu de taille pour bon nombre d’entreprises. Les gestionnaires doivent proposer des véhicules adaptés à l’activité des collaborateurs, tout en limitant les coûts de la flotte. Voici les fondamentaux de la gestion d’une flotte automobile.

Flotte automobile : définition

Une flotte automobile, ou parc automobile, est l’ensemble des véhicules que possède une entreprise. Cette flotte comprend tous les véhicules nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise : voitures de fonction, véhicules utilitaires, poids lourds, véhicules de service… D’autres moyens de transport peuvent venir compléter la flotte, comme les deux-roues par exemple.

Pourquoi gérer sa flotte automobile ?

Pour certaines entreprises, comme celles du transport de marchandises, du transport de passagers ou du bâtiment, il est inévitable de disposer d’une flotte de véhicules. La gestion de flotte auto doit alors être optimisée pour atteindre plusieurs objectifs :

  • Fournir des véhicules adaptés à l’activité des salariés : les véhicules doivent permettre aux salariés de remplir leurs missions dans les meilleures conditions.
  • Réduire les coûts liés à la flotte auto : l’achat de véhicules représente un investissement considérable pour une entreprise. Il faut donc veiller à ce que celui-ci soit rentable, en choisissant un mode de financement adéquat, mais aussi en limitant les frais d’utilisation (entretien, consommation de carburant, assurance, taxes…). Pour ce faire, le gestionnaire de flotte automobile doit calculer le TCO (total cost of ownership), qui lui permet de connaître le coût global de la flotte.
  • Assurer la sécurité des salariés : bien gérer sa flotte automobile, c’est aussi fournir des véhicules sécurisés à ses collaborateurs, grâce notamment à un entretien régulier, et à la souscription d’une assurance flotte.
  • Prendre en compte les contraintes environnementales : la gestion d’un parc automobile passe aussi par la limitation de l’impact de sa flotte auto sur l’environnement en choisissant des véhicules peu polluants ou en favorisant l’éco-conduite.

Comment choisir sa flotte de véhicules ?

Bien choisir la flotte de véhicules est l’un des principaux enjeux auxquels doit faire face un gestionnaire de flotte auto. Ce dernier doit avant tout s’appuyer sur la Car Policy, ou charte automobile, souvent intégrée à un système de gestion de flotte automobile. Ce document définit la politique de l’entreprise en matière de parc automobile. La Car Policy précise notamment le nombre et le type de véhicules nécessaires selon les diverses fonctions de l’entreprise, les équipements, les options ou encore les émissions maximales de CO2 par type de véhicule.

D’autres facteurs sont à prendre en compte, comme les zones de circulation des véhicules et l’évolution des contraintes environnementales. Ainsi, un gestionnaire pourra par exemple choisir une flotte de véhicules hybrides pour la circulation des collaborateurs dans les zones à faibles émissions (ZFE), tout en limitant le montant de la TVS (taxe sur les véhicules des sociétés) et les dépenses en carburant.

Comment financer sa flotte auto ?

Autre enjeu de la gestion du « fleet management » : le financement de la flotte automobile. Le choix se fait en accord avec la direction des affaires financières de l’entreprise. Il existe plusieurs types de financement :

  • L’achat comptant.
  • La location longue durée (LLD), avec paiement d’un loyer mensuel fixe sur une période déterminée. L’entreprise rend les véhicules à la fin du contrat.
  • La location avec option d’achat (LOA), aussi appelée « leasing » ou « crédit-bail » : les véhicules sont loués pour une durée déterminée, moyennant un loyer mensuel fixe. À la fin du contrat, l’entreprise peut acheter les véhicules au loueur ou en louer d’autres.
  • La location moyenne durée (LMD), qui dure généralement de 1 à 12 mois. Elle répond à certains besoins comme les opérations commerciales limitées dans le temps, les chantiers, les salariés en CDD, etc.
  • La location courte durée (LCD) pour les besoins ponctuels.

En LLD comme en LOA, le loyer mensuel peut inclure des services complémentaires comme l’entretien et l’assurance des véhicules.

Comment sécuriser son parc automobile ?

Sécuriser une flotte de véhicules passe par l’entretien et l’assurance des véhicules. L’entretien est essentiel pour optimiser la durée de vie des véhicules, maximiser leur valeur de revente, mais aussi pour assurer la sécurité des conducteurs. Plusieurs solutions existent :

  • confier l’entretien des véhicules à une enseigne partenaire ;
  • assurer l’entretien en interne par vos propres équipes ;
  • une solution intermédiaire consiste à effectuer des opérations de maintenance simples en interne (pression des pneus, vidange, contrôle des niveaux, nettoyage…) et de confier les opérations plus complexes à une enseigne.

L’assurance responsabilité civile est obligatoire pour assurer votre flotte de véhicules. Votre contrat d'assurance peut inclure d’autres garanties : dommages aux véhicules, vol, incendie, bris de glace, panne, etc. Pour souscrire une assurance flotte, l’entreprise doit posséder au moins 5 véhicules.

D’autres mesures peuvent vous permettre de sécuriser votre parc auto, comme la formation des conducteurs à l’éco-conduite. Celle-ci permet notamment de diminuer la consommation de carburant et l’usure des véhicules.

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