Gestion d’une flotte automobile : qu’est-ce que la Car policy ?

Comment définir la Car policy ?

La Car policy peut être considérée comme un règlement intérieur propre à la gestion de votre flotte automobile. Au sein d’une entreprise, elle recense l’ensemble des règles d’attribution, d’usage et de gestion des véhicules. Elle comprend également les droits et les obligations des conducteurs, ainsi que leur responsabilité en cas d’infraction, de sinistre ou même de fraude. Elle précise si, et sous quelles conditions, les salariés et les cadres bénéficient du véhicule pendant leur temps libre. De même, un tel document sensibilise sur les pratiques de bonne conduite, notamment dans une optique de prévention des risques routiers. D’autres éléments sont inclus dans une Car policy :

• les modalités de retour et de renouvellement des véhicules 
• l’organisation des phases d’entretien du parc automobile ;
• le catalogue des véhicules disponibles selon le poste ou le niveau hiérarchique ;
• les engagements RSE (responsabilité sociétale des entreprises) et environnementaux…

Pour ce dernier point, cela peut indiquer l’application des recommandations d’écoconduite ou les autorisations de circulation dans les zones à faibles émissions (ZFE). Le développement de celles-ci est, par ailleurs, notifié dans la loi d’orientation des mobilités (LOM), tout comme la fin de la vente de véhicules à énergie fossile d’ici à 2040.

Pourquoi rédiger une Car policy ?

À l’achat de votre flotte de véhicules professionnels, la réalisation d’une Car policy est préconisée, car elle constitue un support pratique et fiable dans la gestion de votre parc automobile. Elle permet d’anticiper les opérations de maintenance, ainsi que d’éventuels problèmes ou anomalies. Grâce à une meilleure organisation du service, les frais de fonctionnement sont réduits, et l’activité connaît un excellent rendement. En d’autres termes, vous êtes en mesure de rationaliser le poste automobile de votre entreprise.
 
Le fait de posséder une Car policy pour le service dédié à la gestion de flotte automobile vous aide également à mieux maîtriser le TCO (Total Cost of Ownership). Pour rappel, celui-ci regroupe toutes les dépenses liées à l’utilisation de vos véhicules, comme le carburant, les pièces de remplacement, l’usure du moteur, l’assurance ou la fiscalité. Ce dernier point concerne aussi la taxe sur les véhicules des sociétés (ou TVS). Afin de la minimiser, il est conseillé d’opter pour des véhicules à faibles émissions de CO2.

À qui s’adresse la Car policy ?

En règle générale, la rédaction d’une Car policy s’adresse au gestionnaire de flotte automobile, voire au chef d’entreprise pour les plus petites structures qui ne disposent pas d’un service dédié. La politique automobile définit ainsi les devoirs et les obligations des conducteurs. Ces derniers sont directement concernés par l’application et le respect du règlement établi. Il peut s’agir de salariés, de cadres ou de responsables hiérarchiques susceptibles de bénéficier d’une voiture de fonction, ou amenés à conduire un véhicule utilitaire, par exemple. À noter que la Car policy est tout aussi essentielle dans la location d’une flotte de véhicules que dans des perspectives d’achat.

Comment rédiger une Car policy efficace ?

Pour mettre en place une Car policy efficace, il convient tout d’abord d’être exhaustif dans vos descriptions et les règles à observer. Distinguez les autorisations des interdictions, afin de bien délimiter la responsabilité des salariés. Cela vaut aussi pour notifier les devoirs et les obligations des conducteurs. Se montrer précis est également indispensable pour éviter tout amalgame ou malentendu quant au contenu de votre politique automobile.
 
En parallèle des règles d’attribution, d’usage et de gestion des véhicules, leurs caractéristiques techniques et pratiques sont à prévoir, car elles peuvent indiquer s’ils sont adaptés à certains besoins ou non. Par exemple, un utilitaire de 3 m3 convient pour le transport de colis ou d’outils de chantier. Ce qui n’est pas le cas d’une voiture de tourisme de type citadine. Dans l’idéal, une Car policy requiert le concours des collaborateurs. Il est ainsi d’autant plus facile de les sensibiliser au respect des règles avancées.
 
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