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Charte de mise à disposition

Gérez malin

Publié le 12/10/2021

Pourquoi et comment rédiger une charte de véhicules ?

Pour la bonne santé de l’entreprise, il est essentiel d’optimiser les postes de dépenses tels que la flotte automobile. L’un des moyens d’y parvenir est la mise en place d’une car policy, ou « politique automobile », dont l’élément majeur est la charte véhicule.

Pourquoi instaurer une charte de véhicules ?

La charte véhicule est un outil essentiel au gestionnaire de flotte automobile. Ce document est l’une des principales composantes de la car policy. En effet, une flotte de véhicules représente un poste de dépenses important pour une entreprise. La charte véhicule permet doptimiser la flotte automobile en évitant le gaspillage. D’autre part, elle sert à éviter tout litige, notamment en fixant les règles d’attribution des véhicules, ainsi que les droits et les devoirs des conducteurs. Enfin, la charte automobile participe à la prévention routière et à la réduction des émissions de gaz à effet de serre.

À qui s'adresse la charte de mise à disposition ?

La charte de mise à disposition de véhicules s’adresse à tous les collaborateurs d’une entreprise susceptibles d’utiliser un véhicule de société. Ce document est dit « transversal », car il concerne tous les services de l’entreprise. Par exemple, les commerciaux peuvent disposer de véhicules de fonction, qu’ils peuvent utiliser en dehors des heures de travail et pour effectuer des trajets privés. Certains salariés peuvent bénéficier de véhicules de service, réservés uniquement à une utilisation professionnelle et pendant les heures de travail. Les salariés ayant un poste à responsabilités se voient quant à eux attribuer des véhicules de statut.

Charte de véhicules : les points importants

Il n’existe pas de réglementation fixant le contenu de la charte de véhicules. Néanmoins, ce document doit comporter un certain nombre de points pour être efficace.

Le premier point concerne les conditions générales d’utilisation des véhicules. Il détaille les conditions d’attribution d’un véhicule. Une voiture peut être attribuée à un salarié parce qu’elle est indispensable à son activité, ou être considérée comme un avantage en nature. Les conditions générales d’utilisation des véhicules doivent préciser dans quel cadre un véhicule peut être utilisé, et si d’autres personnes que le salarié sont autorisées à le conduire. Les salariés peuvent se référer au catalogue de la car policy pour connaître le modèle de véhicule qui leur est attribué.

La deuxième partie porte sur les droits et devoirs des conducteurs, à savoir :

  • les modalités de maintenance du véhicule ;
  • l’utilisation des cartes carburant, parking ou péage ;
  • les démarches en cas d’accident, de panne ou de vol ;
  • les modalités d’assurance du véhicule spécifique aux flottes automobile;
  • les responsabilités du conducteur en cas de contravention.

Il est conseillé de faire signer une « charte du bon conducteur » aux collaborateurs : engagement à respecter le Code de la route, à rouler avec un permis de conduire valide, à prévenir l’employeur en cas de perte de points, etc.

Par ailleurs, la charte automobile précise les mesures prises par l’entreprise pour réduire le risque routier, et notamment limiter les accidents de la route. Cela passe par une sélection de véhicules dotés d’équipement de sécurité active ou passive, et la mise en place de programmes de sensibilisation des salariés au risque routier.

Dans le dernier volet, l’entreprise présente ses actions pour limiter les émissions de CO2 de son parc automobile, comme l’utilisation de véhicules électriques ou hybrides, et la formation à l’éco-conduite.

Quels sont les avantages d'une charte ?

La mise en place d’une charte véhicule offre plusieurs avantages pour la gestion du parc automobile.

  • Le rappel des bonnes pratiques et la mise à disposition de véhicules sécurisés permettent d’améliorer la protection des collaborateurs sur la route.
  • Fixer le bon usage des véhicules est indispensable pour respecter la réglementation. Cela permet d’éviter les contraventions, ou les redressements fiscaux dans le cas d’une utilisation abusive d’une voiture de service.
  • Le respect des règles de bonne conduite permet de réduire la consommation de carburant, le nombre d’accidents, et donc de minimiser le TCO (total cost of ownership), c’est-à-dire le coût total de la flotte auto.
  • Les démarches d’éco-mobilité dans le cadre de la charte véhicule participent à la réduction des émissions de CO2.

La charte du conducteur : comment en faire un succès ?

Gérer correctement votre flotte automobile passe par la réussite de votre charte ; la lisibilité de celle-ci est donc essentielle. Veillez à ce que le document soit agréable à lire et bien structuré : évitez les centaines de pages, et les textes trop compliqués qui ne donnent pas envie d’être lus.

Une fois que la charte véhicule est rédigée et validée par les responsables, tous les salariés doivent en prendre connaissance. Mettez-la à disposition de tous sur l’intranet, et distribuez-la sous format papier à tous les collaborateurs concernés.

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