Flotte automobile : qu'est-ce que le fleet management ou gestion de flotte ?

Fleet management : définition

Le fleet management, ou en français la gestion de flotte automobile, est un service qui s’adresse aux entreprises qui disposent d’un parc de véhicules mis à la disposition de leurs employés dans le cadre de leurs activités professionnelles. Ce management vise surtout à faciliter et à optimiser la gestion de la flotte de voitures, en augmentant la productivité de ce poste de dépenses et en permettant une réduction du total cost of ownership.

Dans les toutes petites structures, une personne en interne est généralement choisie pour remplir cette tâche. Mais pour les flottes qui dépassent une certaine taille, il est d’usage de conclure un partenariat avec une société spécialisée dans le domaine de la gestion de parc automobile. La personne ou société choisie prend alors le titre de fleet manager, et va se charger de gérer les véhicules, les conducteurs, les contrats d’assurance, la maintenance, mais aussi la fiscalité des véhicules de société, etc.

Le fleet manager joue ainsi le rôle d’interface entre l’entreprise, les salariés conducteurs et les différents acteurs du secteur automobile susceptibles d’intervenir à un moment ou à un autre dans la gestion de la flotte : loueurs de longue durée, concessionnaires, assureurs, centres d’entretien, opérateurs de parking, et autres prestataires divers.

Les enjeux du fleet management pour votre flotte automobile

Nombreuses sont les entreprises qui ont un besoin quotidien ou fréquent de véhicules pour mener à bien leurs activités. Par exemple, la livraison de produits et tous les déplacements professionnels. Dans ce contexte, elles ont le choix entre louer et acheter des automobiles ou véhicules utilitaires légers (VUL) pour les mettre à la disposition de leurs employés.

Lorsque ce parc atteint quelques dizaines de véhicules, il devient nécessaire de nommer un fleet manager pour gérer correctement cette flotte et répondre aux besoins de l’entreprise. Plus le parc s'agrandit, plus la gestion de la flotte automobile demande du temps, et des connaissances importantes en logistique. D’où la nécessité de faire appel à une société prestataire, ayant une expertise de ce secteur, pour optimiser la gestion du parc.

Le recours à des professionnels du fleet management permet alors de mieux piloter le coût annuel de la flotte automobile et d’optimiser au mieux cette charge pour l’entreprise, en lui faisant réaliser des économies intéressantes. Outre la maîtrise des coûts, le fleet management va se voir confier certaines tâches spécifiques…

Quels rôles pour le fleet manager d'un parc automobile ?

Votre fleet manager remplit des rôles diversifiés dans le cadre de la gestion de flotte :

L’acquisition et la revente de véhicules. En fonction des besoins de l’entreprise, votre fleet manager met en œuvre votre car policy (achat ou location des véhicules, remplacement ou revente) dans le cadre du renouvellement régulier de votre parc, et choisit les modèles en fonction de leurs performances (normes WLTP) et de leur utilité pour les salariés. L’ensemble des démarches lui sont confiées : négociation et conclusion des contrats, obtention des cartes grises, gestion de la comptabilité, déclaration de la TVS (taxe sur les véhicules de société) dont la TVS des véhicules utilitaires.
La gestion des diverses assurances. L’assurance automobile est toujours obligatoire, y compris pour les véhicules d’une flotte d’entreprise. Ici, le fleet manager compare les offres en présence, sélectionne la meilleure pour l’entreprise, ainsi que les garanties additionnelles utiles, et veille au paiement des cotisations. Au quotidien, il assure également la gestion des sinistres, et leur déclaration à l’assureur.
Le suivi de la flotte et des conducteurs. La fonction de fleet management assure la bonne répartition des véhicules entre les collaborateurs, en confiant à chaque salarié la voiture adaptée à son poste. Le manager doit veiller à la disponibilité des voitures, et contrôler leur localisation via le système GPS installé, en gardant un récapitulatif de qui conduit quel véhicule. Il peut utilement rappeler les consignes internes et règles d’éco-conduite. En cas de violation des règles routières, il paie les amendes.
L’entretien des véhicules. Le fleet manager s’assure que l’entretien requis pour maintenir les véhicules en bon état (visites techniques, réparations) est réalisé. Il organise les calendriers de maintenance, de manière à conserver la flotte aussi opérationnelle que possible, en limitant les interventions imprévues.
La gestion des cartes carburant. Si votre entreprise décide de distribuer des cartes carburant à ses conducteurs, afin d’éliminer les notes de frais et ainsi de parvenir à une optimisation du TCO (Total Cost of Ownership), le fleet manager pilote également ce service. Grâce à ce dispositif et à ses outils d’aide à la décision, il sera en capacité d’optimiser le coût de revient de chaque véhicule, et ainsi de réduire la dérive kilométrique de votre entreprise.

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