État des lieux de vos véhicules loués : comment bien le gérer ?

L’état des lieux d’une voiture consiste à contrôler l’état d’un véhicule de location avant et après la période de location. Lors de la location de voiture, la caution est bloquée : cette somme retenue permet au loueur de financer les frais de remise en état éventuels en cas de dommages ou d’usure anormale du véhicule.
 
Les sociétés de location doivent optimiser les coûts de leurs parcs automobiles. Après restitution, elles doivent pouvoir remettre rapidement leurs véhicules en location ou les vendre à un prix intéressant. Par conséquent, elles facturent les frais de remise en état au prix fort. Ces frais peuvent représenter une part importante du TCO (total cost of ownership) de votre flotte.

Quand procéder à l'état de lieux d'une voiture ?

Un état des lieux a lieu au départ et au retour de la location de la voiture. Au début de la location de voiture, une fiche d’état du véhicule est remplie par le loueur. Ce dernier utilise un formulaire où sont représentées les différentes faces du véhicule. Le cas échéant, il note les différentes anomalies et leur emplacement et prend des photos. Le loueur note l’état de la carrosserie, de la sellerie, des pneumatiques et du moteur. Il vérifie aussi le kilométrage, le niveau de carburant et la présence d’appareils (un GPS, par exemple). Le loueur vous remet un exemplaire de cet état des lieux. Cette opération est aussi importante pour le loueur que pour vous : n’hésitez pas à signaler des anomalies qui auraient échappé au loueur. En effet, vous ne pouvez être tenu pour responsable des dommages constatés sur le véhicule avant la période de location.
 
Un second état des lieux du véhicule est effectué au moment de la restitution. Les différents points listés ci-dessus sont contrôlés. Après des années d’utilisation, il est normal qu’une voiture montre des signes d’usure. Aussi, le loueur distingue les signes d’usure normale des dommages facturables. Les signes d’usure normale sont par exemple :

• des traces de frottement sur les tapis ; 
• des taches facilement nettoyables sur les sièges ; 
• de petites rayures sur les jantes ; 
• de petits éclats sur les phares… 

Les dommages facturables peuvent être :

• un rétroviseur cassé ; 
• une déchirure sur un siège ; 
• une hernie sur le flanc d’un pneu ; 
• une rayure sur la carrosserie… 

Dans ce cas, vous récupérez le dépôt de garantie diminué des frais de remise en état. Le loueur peut aussi vous facturer des frais supplémentaires en cas de dépassement du forfait kilométrique ou en cas d’équipement manquant.

5 manières d'optimiser l'état des lieux des voitures de votre flotte

Anticipez la restitution des véhicules. Avec un logiciel de gestion de flotte, vous pouvez recevoir des alertes lorsque la fin d’un contrat de location approche. D'une part, cela vous permet de ne pas dépasser le forfait kilométrique. D'autre part, cela vous évite d’être pris au dépourvu si vous constatez que des réparations sont nécessaires. 

Relisez le contrat de location. Il est toujours bon de connaître les conditions de restitution d’une voiture. Vérifiez notamment les signes d’usure acceptés et les dommages facturables dans le référentiel du loueur. Par exemple, la longueur des rayures (en millimètres), le nombre de bosses et d’impacts acceptés doit être précisé. 

Pour éviter de payer des frais de remise en état, veillez à rendre vos voitures dans un état irréprochable. Vérifiez vos véhicules, faites réparer les dommages facturables et effectuez un nettoyage intérieur et extérieur avant la restitution. 

Restez informé sur la réglementation de la location de voiture. En vertu de la protection du consommateur et des entreprises, les loueurs doivent respecter des règles. Vous avez également la possibilité de faire un recours si vous êtes en désaccord sur l'état des lieux.

Prenez soin de vos véhicules. Grâce à la car policy, responsabilisez vos collaborateurs pour un meilleur entretien des véhicules. Encouragez l’écoconduite pour réduire la sinistralité de votre flotte. 

Comment gérer l'état des lieux d'une voiture accidentée ?

Si vous restituez une voiture accidentée, vous risquez de payer des frais de restitution importants. La meilleure solution est de faire réparer le véhicule avant de le rendre. Les frais peuvent être pris en charge par votre assurance.
 
Le loueur peut vous proposer une assurance auto qui vous couvre en cas d’accident pendant la location de voiture. Vous aurez le choix entre différents niveaux de franchise. Quoi qu’il arrive, vous n’aurez pas à payer de franchise en cas d’accident non responsable. C’est l’assureur du conducteur responsable qui prendra en charge les réparations.
 
Vous gérez un parc automobile ? Pour éviter les frais de restitution de vos véhicules professionnels, effectuez leur entretien dans les centres auto E.Leclerc. Vous pouvez notamment régler vos achats de pneus avec la Carte carburant pro E.Leclerc.