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Modifié le 16/05/2022

La gestion des amendes de sa flotte de véhicules professionnels

La gestion de sa flotte automobile implique de nombreuses opérations, de l’acquisition des véhicules jusqu’à la maintenance prédictive. Ce domaine professionnel comprend également la prise en charge des amendes de la flotte, qu’il s’agisse d’un excès de vitesse ou de toute autre infraction au Code de la route. Comment se déroule la gestion des contraventions ? En quoi est-elle nécessaire pour veiller à une bonne organisation et à la pérennité de l’activité de gestionnaire ?

Qu’est-ce que la gestion des contraventions de sa flotte automobile ? 

L’élaboration d’une car policy (ou politique automobile) dédiée à la gestion de votre parc automobile doit intégrer tous les aspects liés aux véhicules de l’entreprise. Elle concerne aussi bien la maintenance prédictive, la gestion du carburant que les amendes de la flotte. Pour ce dernier élément, cela concerne l’acquittement d’une contravention dont le montant dépend de l’infraction et de sa gravité. Le cas échéant, un retrait de points ou une suspension de permis de conduire sont envisageables. D’où l’importance de prendre les contraventions en compte dans votre cahier des charges de gestionnaire afin d’identifier les véhicules, ainsi que les responsables.  

Pourquoi bien gérer les amendes de votre parc automobile ?

Les amendes d’une flotte automobile présentent un impact plus ou moins conséquent sur la santé financière de l’entreprise. Dans une optique d’anticipation, ces dépenses imprévues sont susceptibles de figurer dans le Total cost of ownership (TCO) ou le Total cost of mobility (TCM). Sans une bonne gestion, les contraventions non payées risquent d’être majorées. Cela, sans compter le non-respect de la législation en vigueur si le contrevenant récidive ou continue à conduire après une suspension. Indirectement, un mauvais comportement au volant influe aussi sur l’image de marque de la société. Dans un contexte différent, les amendes liées à la norme WLTP (Worldwide harmonized light vehicles test procedure) concernent les constructeurs, pas les gestionnaires de flotte.  

 

Qui doit régler l’amende en cas d’infraction au Code de la route ?

Auparavant, l’employeur était tenu de régler les amendes de sa flotte. Avant le 1er janvier 2017, les infractions sans flagrant délit étaient adressées au titulaire du certificat d’immatriculation. Il était donc indispensable de gérer son parc automobile en considérant cette contrainte. À partir de cette date, le salarié responsable du délit doit s’acquitter de la contravention, sous certaines conditions.   Cette évolution de la législation simplifie également les procédures pénales qui pourraient être engagées. L’obligation de désigner le contrevenant relève exclusivement des infractions constatées par radar automatique. Par exemple, un excès de vitesse, l’utilisation du téléphone portable au volant, ou encore le non-respect du port de la ceinture de sécurité.

Pourquoi et comment transmettre les informations du conducteur ?

Comme évoqué précédemment, l’employeur doit transmettre l’identité du conducteur responsable de l’infraction depuis janvier 2017. Dans le cadre des amendes de votre flotte, il est alors nécessaire de fournir les éléments suivants : les nom et prénom ; l’adresse de domiciliation ; la date de naissance ; la date et le numéro du permis de conduire. Ainsi, le procès-verbal est directement remis au salarié et non à son employeur. Ce qui évite d’intégrer ce type de contravention dans son TCM ou TCO.   Il existe deux procédures envisageables. La première consiste à envoyer un courrier en lettre recommandée. Celui-ci doit contenir les informations demandées, ainsi que le formulaire fourni avec la contravention. Vous disposez alors d’un délai de 45 jours. Autre possibilité pour gérer votre flotte automobile : vous pouvez vous rendre sur le site web de l’ANTAI (Agence nationale de traitement automatisé des infractions). Après validation de la procédure, un accusé d’enregistrement vous est remis de manière automatique.

Quels conseils au gestionnaire de flotte pour bien gérer le paiement des amendes ?

Afin d’éviter des amendes pour votre flotte, il est important de se montrer rigoureux dans l’élaboration de votre car policy. Informez les salariés et conducteurs des règles à respecter, ainsi que des sanctions encourues en cas d’infraction, voire de récidive. La sensibilisation peut aussi passer par des réunions et des formations spécialisées.   Pour les établissements qui gèrent un parc automobile conséquent, il est conseillé d’opter pour un logiciel de gestion des amendes. Afin de choisir ce dernier, attardez-vous sur ses fonctionnalités, comme la classification des amendes. Le rapprochement avec les données des véhicules et des salariés est également à prendre en considération.   En parallèle de la gestion des amendes de votre flotte, vous pouvez disposer de la carte carburant pro E. Leclerc. Celle-ci vous permet de mutualiser les dépenses concernant votre flotte automobile. Par exemple, la gestion du carburant, l’ajustement du niveau d’AdBlue pour les véhicules compatibles, ou le rechargement d’une voiture de fonction électrique. La carte carburant pro E. Leclerc s’utilise aussi pour la maintenance des véhicules dans les centres auto de l’enseigne.

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