Comment déterminer le coût d'une voiture de fonction pour l'entreprise ?

La voiture de fonction est un véhicule mis à la disposition de certains salariés amenés à effectuer régulièrement des déplacements professionnels : commerciaux, techniciens, cadres, etc. Il appartient à l’employeur de décider au cas par cas qui, dans son entreprise, requiert ou doit avoir un véhicule de fonction, au moment de l’embauche, car son octroi doit forcément être inscrit dans le contrat de travail. Contrairement à un véhicule de service, le véhicule de fonction peut être conduit par le salarié sur son temps personnel. À ce titre, l’utilisation personnelle du véhicule entre dans la catégorie des avantages en nature, du point de vue des impôts et de l’Urssaf, et doit être intégrée à la rémunération des employés. C’est un outil utilisé par les entreprises pour augmenter l’attractivité d’un poste, à la place d’une hausse de salaire d’un montant équivalent. L’employeur reste néanmoins propriétaire ou locataire du véhicule, et assume son entretien en plus des coûts annexes.

Les coûts directs d'une voiture de fonction pour l'entreprise

Le coût d'une voiture de fonction pour l'entreprise englobe des coûts directs et indirects. Concernant les premiers, ceux-ci recouvrent tout d’abord le coût d’achat ou de location du véhicule. L’achat peut se faire au comptant, sous la forme d’un capital immobilisé, ou bien à crédit, sous la forme d’un emprunt professionnel. Une location donne lieu au versement de mensualités variables en fonction du véhicule et du type de crédit sélectionné, faisant partie du budget de la voiture mensuel. Elle prend la forme d’une location de longue durée ou d’une location en vue d’acquérir à terme le véhicule. Des entreprises pratiquent également la location de courte et moyenne durée, pour répondre à des besoins ponctuels. Les coûts directs du véhicule de fonction englobent aussi les frais d’enregistrement de la carte, les coûts de l’assurance du véhicule, et les dépenses en maintenance et entretien. L’entreprise prend en charge les dépenses de carburant correspondant aux heures de travail, mais l’usage veut que les salariés assument les frais de leurs trajets personnels.
 

Les coûts indirects d'une voiture de fonction pour l'entreprise

Les taxes annuelles sur les émissions de CO2 et selon l'ancienneté du véhicule qui ont remplacé la taxe sur les véhicules de société, et qui s’appliquent aux véhicules de fonction et aux véhicules de service, sont les premiers coûts indirects. Ces taxes annuelles, calculées en fonction de l’impact écologique des véhicules, suivent un barème fixé par les pouvoirs publics. Toutefois, certains véhicules en sont exonérés : les voitures (électriques) qui émettent moins de 20 grammes de CO2 par kilomètre, les voitures pouvant accueillir une personne à mobilité réduite, les voitures louées moins de 30 jours consécutifs sur une année, etc. En outre, le parc de voitures de fonction est intégré au calcul de la cotisation foncière des entreprises, et il y a des charges patronales à payer sur l’avantage en nature correspondant aux déplacements personnels. Cet avantage en nature est le cas échéant déterminé au réel ou dans le cadre d’un forfait. Tout ceci doit être intégré au coût d'une voiture par mois ou au coût d’une voiture par an avant de faire son choix.

Comment amortir le coût d'une voiture de fonction côté entreprise ?

En matière de coût d’amortissement des voitures, les règles diffèrent selon que la voiture de service ou de fonction est un utilitaire ou une voiture particulière. Pour un modèle utilitaire, la facture d’achat s'enregistre dans les immobilisations, et fait l’objet d’un amortissement sur 5 ans, sauf s'il s'agit d’un modèle électrique (amorti sur 12 mois). S’il est loué, il n’est pas inscrit à l’actif du bilan, mais le loyer doit être imputé au compte de résultat à chaque échéance. La TVA est entièrement déductible sur l’achat et les frais d’entretien et de réparation. Pour un véhicule particulier, l’amortissement ne concerne qu’une fraction du prix d’achat, avec un plafond qui varie selon l’année de mise en service et selon les émissions de CO2. Concrètement, l’amortissement sera limité à moins de 10 000 euros pour les véhicules les plus polluants, mais peut atteindre 30 000 euros avec une électrique. La TVA n’est déductible ni sur l’achat ni sur les frais d’entretien.

Quelles solutions pour maîtriser les coûts d'une voiture de fonction ?

Conséquence de ce qui précède, le coût d'une voiture au kilomètre évolue en fonction de très nombreux facteurs. Ce qui complique le calcul. Mais une chose est certaine : l’achat de véhicules propres (électriques et hybrides) permet de réduire substantiellement les frais indirects des voitures de fonction. Et si le prix du kilomètre d’une voiture diesel est plus faible au départ, la situation s’inverse au-delà d’un certain temps. Par ailleurs, il existe plusieurs leviers pour faire des économies sur ce poste de dépense : formations à l’éco-conduite pour les salariés, gestion optimisée de la flotte de l’entreprise pour éviter des immobilisations coûteuses. La carte carburant E.Leclerc vous accompagne dans ce domaine.