Comment se passe la gestion des amendes en entreprise ?

Qui paie l'amende d'un véhicule de société ?

En cas d'infraction routière constatée sans interception (excès de vitesse, ceinture de sécurité non attachée, etc.), l'avis de contravention part vers le titulaire du certificat d'immatriculation, c'est-à-dire la carte grise. Dans ce cadre, qui doit s’acquitter du règlement ? Cela dépend:

• Pour une voiture de particulier, destinataire et conducteur ne font le plus souvent qu'un.

• Pour un véhicule professionnel, le titulaire est une personne morale. A ce moment-là, une étape s'ajoute.

L'article L121-6 du code de la route impose au représentant légal de désigner le conducteur du véhicule. La démarche implique de transmettre l'identité du conducteur et son adresse à l'administration. Elle doit s'effectuer par lettre recommandée avec demande d'avis de réception ou par voie dématérialisée, dans un délai de 45 jours à compter de l'envoi ou de la remise de l'avis.

Trois situations dispensent de cette démarche :

• le vol du véhicule,

• l'usurpation de plaque d'immatriculation,

• tout autre événement de force majeure.

Le paiement de l'amende forfaitaire laisse cette obligation entière. Le salarié conserve les points de son permis de conduire et l'entreprise reçoit un second courrier, pour non-désignation cette fois. Les deux contraventions se cumulent.

Comment désigner le conducteur sur le site de l'ANTAI ?

Vous êtes concerné ? Toutes les informations utiles figurent sur le document reçu : la désignation se fait en ligne à partir du numéro d'avis et de la date de l'infraction. Les services en ligne de l'agence délivrent un accusé d'enregistrement. Le conducteur désigné reçoit ensuite une contravention à son adresse personnelle. La marche à suivre varie selon la taille du parc automobile.

Les démarches selon la taille de la flotte

L'ANTAI distingue trois configurations :

• Jusqu'à 10 véhicules : une procédure guidée, dans laquelle le représentant légal traite les infractions avis par avis.

• Plus de 10 véhicules : un espace dédié permet de traiter la désignation des conducteurs en une seule opération.

• Plus de 1 000 véhicules : une convention conclue avec l'agence automatise les échanges, la contravention étant alors adressée directement au salarié concerné.

Bon à savoir : en 2024, 75,7 % des démarches de contestation et de désignation ont été réalisées par voie numérique. Le ministère de l'Intérieur souligne que ces services dématérialisés suppriment les frais d'envoi postal.

 

Quel risque financier en cas de non-désignation ?

Le défaut de désignation constitue une contravention de la 4e classe. Pour une personne morale, l'article 530-3 du code de procédure pénale quintuple le montant des amendes forfaitaires. L'addition monte vite :

• 450 € en cas de paiement dans les quinze jours,

• 675 € au tarif forfaitaire,

• 1 875 € une fois l'amende majorée [9].

Ces montants s'ajoutent à la contravention initiale, qui reste due. Sur un parc de 30 véhicules, deux oublis par trimestre représentent 5 400 € par an pour l'entreprise. Le paiement des amendes pèse alors sur la trésorerie.

Bon à savoir : l'amende pèse sur la trésorerie de l'entreprise. L'article 39-2 du code général des impôts écarte des charges déductibles « les sanctions pécuniaires et pénalités de toute nature mises à la charge des contrevenants à des obligations légales ».

 

Comment optimiser la gestion des amendes en entreprise ?

Gérer les amendes tient surtout à l'organisation interne de l'entreprise. Pour retrouver qui conduisait tel véhicule à telle heure, le gestionnaire de parc peut mettre en place plusieurs solutions :

• un carnet de bord tenu à jour,

• un planning d'affectation,

• un logiciel de gestion relié à chaque véhicule.

Ces bonnes pratiques représentent un gain de temps réel pour le gestionnaire de flotte au moment d'ouvrir un dossier d'infraction. Le traitement des amendes y gagne en fiabilité.

La gestion des amendes de flotte s'inscrit dans l'organisation plus large de la gestion de flotte automobile, où chaque dépense se rattache à un véhicule et à un conducteur identifiés. Avec les cartes multi-conducteurs de la Carte Carburant Pro E.Leclerc, chaque transaction reste associée à son utilisateur. L'ensemble des services se pilote depuis l'espace de gestion en ligne..