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Modifié le 16/05/2022

Chefs d’entreprise : ces outils de gestion de flotte automobile qui vont vous rendre vos weekends

Le weekend est le moment de la semaine où les chefs d'entreprise gèrent leur administratif et tentent de trouver des solutions pour optimiser les processus. RH, comptabilité, relation client, projet d’équipe, outil de gestion de flotte automobile : des logiciels existent pour ne pas y passer toute la journée, pouvant faciliter la gestion de votre TPE/PME

1. Les logiciels de comptabilité

La comptabilité est une tâche technique et fastidieuse qui a longtemps reposé sur l’emploi de feuilles de calcul et les saisies manuelles répétitives. Heureusement, ce temps est enfin révolu, grâce aux logiciels de comptabilité simplifiant la vie des dirigeants d’entreprises. Ces outils, comme EBP, Ciel ou Sage, sont de plus en plus proposés en ligne sur le cloud ou à travers des applications mobiles. Ils vous offrent un gain de temps considérable dans la saisie des écritures comptables et la réalisation des déclarations fiscales obligatoires de votre société. 
  
Certains logiciels de comptabilité vous permettent non seulement de réaliser des tâches de comptabilité générale et d’automatiser la gestion de vos dépenses, mais aussi de créer très rapidement des devis et factures à destination de vos clients, ou encore de mettre en place une gestion dématérialisée des notes de frais de l’ensemble de vos employés et chauffeurs. Le calcul automatisé de la TVA est un vrai plus, et un allié incontournable du chef de TPE.   

2. Les logiciels de gestion RH

La plupart des entreprises de petite et moyenne taille n’ont pas de service de ressources humaines dédié, ce qui oblige les dirigeants à réaliser l’établissement ainsi que la transmission des fiches de paie eux-mêmes. Des logiciels de paie en ligne, comme Cegid ou Octime, existent pour vous faciliter la tâche. Ils sont capables de produire automatiquement tous les bulletins de salaire, en vous garantissant un résultat conforme à la réglementation en vigueur ! 
  
Mieux encore, de nombreux logiciels RH vont encore plus loin dans la prise en charge des tâches de ressources humaines, en fusionnant plusieurs outils à la fois. Par exemple : la gestion des congés et absences, la gestion des notes de frais, le suivi des horaires de travail des collaborateurs, etc. Les plus sophistiqués proposent la création d’un véritable dossier RH pour chaque employé, afin de disposer, au sein d’une unique base de données, de l’ensemble des informations nominatives.   

3. Les logiciels de relation client

La gestion de la relation client est devenue un outil indispensable dans les entreprises qui veulent conquérir de nouveaux consommateurs, et fidéliser leurs clients. Ce type de solution vise à centraliser l’ensemble des données clients, à partir des fichiers disponibles au sein de l’entreprise, pour optimiser les prises de contact et les offres promotionnelles. Les données peuvent venir des emails, des conversations téléphoniques et des factures. Ou encore des contrats signés comme des réponses apportées à des sondages en ligne… 
  
Ces logiciels à l'image de Zoho CRM ou encore Axonaut facilitent grandement la vie des commerciaux, des équipes marketing et des services après-vente en apportant toutes les informations pertinentes pour convaincre les prospects d’acheter ou les clients de continuer à faire confiance à l’entreprise utilisatrice.  

4. Les logiciels de gestion de projet

Beaucoup de PME font l’impasse sur le logiciel de gestion de projet, pourtant celui-ci s’avère fort utile dans la planification et le suivi des tâches des salariés, deux critères véritablement déterminants dans la réussite des entreprises. Avec des logiciels innovants, comme Trello ou monday.com, vous disposez, en tant que chef d’entreprise, d’une vue d’ensemble de l’activité de votre société, du temps passé sur chaque nouveau projet, et des éventuelles difficultés rencontrées. 
  
Au fil des mois et des années, vous avez l’opportunité de constituer un historique de tous les projets de l’entreprise, qui pourra servir de base de connaissances pour vos équipes. En outre, cet outil peut être utilement complété par des solutions de travail collaboratif, comme le partage à distance de documents et le suivi des modifications en temps réel. Ce qui est autrement plus efficace que l’envoi de pièces jointes par email !  

5. Les logiciels de gestion de flotte

Gérer un parc de véhicules commerciaux et de véhicules de fonction est un défi quotidien pour les entreprises de toute taille. Entre la flambée des coûts des carburants, les grandes incertitudes qui règnent sur le marché automobile, et les changements de réglementation réguliers, cette tâche peut vite devenir exténuante. Sans oublier les problèmes internes à l’entreprise : maintenance, entretien, planification des voyages, gestion des factures de carburant, etc. Dans ce contexte, un outil de gestion de flotte automobile est un atout précieux pour optimiser les activités de l’entreprise et réduire ses dépenses. 
  
Plus précisément, le logiciel de gestion de flotte Carte carburant pro E.Leclerc permet de réduire le coût de détention des véhicules (TCO), en ouvrant la voie à un meilleur pilotage du parc automobile. Il centralise toutes les données de la flotte de l’entreprise, et peut importer des datas internes issues du logiciel de comptabilité ou du logiciel RH. Tout en offrant un suivi détaillé des affectations, et en s’assurant du respect des règles regroupées au sein de la car policy de la société. 
 

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