Gestion de flotte
Modifié le 27/05/2024
Carte carburant vs note de frais
Pour la gestion de votre flotte automobile, les dépenses courantes liées à son exploitation nécessitent une rigueur constante. Afin de mieux les estimer et éventuellement les réduire, plusieurs solutions organisationnelles peuvent être mises en place. C’est le cas des notes de frais, ainsi que de la Carte carburant pro E.Leclerc.
La note de frais : un dispositif standard, mais contraignant
Pour couvrir les dépenses d’une activité professionnelle, la note de frais est un système de gestion classique. À destination du dirigeant d’entreprise, des cadres ou des salariés, elle convient pour justifier des sommes avancées, en vue d’obtenir leur remboursement. Elle peut servir pour prendre en charge des frais d’hébergement, de restauration, voire d’un abonnement.
On la retrouve également pour les déplacements professionnels. Dans ce dernier cas, il s’agit d’une note de frais kilométrique. En règle générale, la note de frais nécessite de payer les dépenses professionnelles par ses propres moyens, comme une carte bancaire. Par ailleurs, elle présente différents inconvénients :
- l’incompatibilité avec certains statuts, comme l’auto-entreprise ;
- la justification de la nature des dépenses et de leur montant ;
- les frais doivent être proportionnés aux besoins du personnel.
De même, la gestion entrepreneuriale peut s’alourdir de contraintes administratives et réglementaires. À titre d’exemple, plus d’un repas d’affaires hebdomadaire est à considérer comme un avantage en nature, non comme une dépense exceptionnelle.
La Carte carburant : une alternative avantageuse pour vos véhicules d’entreprise
Afin de gérer les dépenses de votre flotte automobile ou d’un véhicule de société, vous avez la possibilité de vous tourner vers la carte carburant. Cette dernière évite tout d’abord d’avancer les dépenses associées à votre travail ou vos missions. En l’occurrence, cela vaut pour vos déplacements professionnels, ainsi que la gestion de véhicules utilitaires ou de voitures de fonction.
Elle convient pour couvrir certains frais liés à votre flotte automobile tel que :
- l’approvisionnement en carburant et en AdBlue ;
- les achats en boutique des stations-service ;
- le nettoyage en station de lavage auto ;
- l’entretien des véhicules en centre ;
- les péages pour véhicules léger ou poids lourd
Pour une ou plusieurs cartes carburant pro, le pilotage de l’espace client est simplifié. En ce qui concerne le paramétrage, vous avez la possibilité de déterminer un secteur géographique précis et d’établir un plafond de consommation. Vous pouvez allouer une carte à un conducteur ou à différents membres du personnel. Les jours et les horaires d’utilisation d'une carte carburant sont également programmables.
Carte carburant pro E.Leclerc : une gestion optimale des frais de flotte automobile et de déplacements professionnels
Afin de répondre aux attentes des professionnels, la Carte carburant pro E.Leclerc se distingue également par d’autres avantages. En tant que gestionnaire de flotte automobile ou responsable des frais de déplacement, vous pouvez effectuer un suivi en temps réel des transactions. En cas d’irrégularités, un système d’opposition peut être activé.
En matière de sécurité des paiements, vous conservez le contrôle sur les transactions. Plusieurs options sont aussi disponibles pour s’accorder aux besoins de vos collaborateurs. Parmi ceux-ci, on peut s’attarder sur ces aspects :
- Limiter les prises de carburant en l’espace d’une journée.
- Renseigner un code secret obligatoire avant validation des achats en point de vente.
- Notifier par email les transactions qui ne correspondent pas à vos paramètres de base
Que faut-il choisir entre la note de frais et la Carte carburant pro E.Leclerc ?
Au regard des précédentes informations avancées, la gestion de notes de frais s’avère peu pratique. Elles présentent plusieurs contraintes. Cela vaut, entre autres, pour leur traitement qui implique une organisation fastidieuse. Cette dernière comprend leur élaboration, ainsi que leur envoi. À cela s’ajoutent les opérations de vérification avant leur validation. Par ailleurs, la perte d’un reçu peut entraîner un refus de remboursement.
En ce qui concerne le coût des notes de frais, il faut compter une cinquantaine d’euros pour environ vingt minutes de traitement. Une erreur peut doubler cette estimation(1). Dans ces circonstances, la Carte carburant pro E.Leclerc s’avère plus avantageuse en matière de gestion et d’organisation. Cela sans oublier des économies financières. En effet, cette carte carburant pro revient à 2,50 € par mois et par carte(2).
Face aux contraintes que suggèrent les notes de frais, il est recommandé de souscrire à la Carte carburant pro E.Leclerc pour simplifier la gestion de votre flotte automobile. Elle permet également d’effectuer un suivi et un contrôle de budget en temps réel. À travers l’ensemble du territoire français, elle est utilisable dans plus de 1 100 stations-service. Cela sans oublier les prestations connexes, comme l’entretien auto et l’achat en boutique E.Leclerc.
1Source : N2F et Manager One
2Source : Carte Carburant Pro E.Leclerc
Calcul de la consommation d'essence ou de diesel : guide complet
Ce guide vous explique comment effectuer le calcul de votre consommation d’essence ou de diesel, mais aussi comment réduire votre consommation.
Comment choisir et souscrire à un contrat d’assurance flotte automobile professionnelle ?
Dans le cadre de son activité professionnelle, la gestion d’une flotte automobile nécessite une organisation rigoureuse. Cela vaut notamment pour l’entretien de ses véhicules, la répartition entre équipes ou membres du personnel, sans oublier la protection obligatoire.
Utilisation de la carte carburant entreprise : quelles sont les règles ?
La carte carburant entreprise est un outil essentiel qui permet de simplifier les tâches administratives, tout en facilitant grandement la vie des salariés amenés à se déplacer dans un cadre professionnel.
Écoconduite : définition et enjeux pour votre flotte automobile
La conduite écologique peut vous aider à réaliser de précieuses économies. Retrouvez les principes et avantages de l’écoconduite pour votre flotte automobile.