Carte carburant vs note de frais

La note de frais : un dispositif standard, mais contraignant

Pour couvrir les dépenses d’une activité professionnelle, la note de frais est un système de gestion classique. À destination du dirigeant d’entreprise, des cadres ou des salariés, elle convient pour justifier des sommes avancées, en vue d’obtenir leur remboursement. Elle peut servir pour prendre en charge des frais d’hébergement, de restauration, voire d’un abonnement.

On la retrouve également pour les déplacements professionnels. Dans ce dernier cas, il s’agit d’une note de frais kilométrique. En règle générale, la note de frais nécessite de payer les dépenses professionnelles par ses propres moyens, comme une carte bancaire. Par ailleurs, elle présente différents inconvénients :

• l’incompatibilité avec certains statuts, comme l’autoentreprise ;
• la justification de la nature des dépenses et de leur montant ;
• les frais doivent être proportionnés aux besoins du personnel.

De même, la gestion entrepreneuriale peut s’alourdir de contraintes administratives et réglementaires. À titre d’exemple, plus d’un repas d’affaires hebdomadaire est à considérer comme un avantage en nature, non comme une dépense exceptionnelle.

La Carte carburant : une alternative avantageuse pour vos véhicules d’entreprise

Afin de gérer les dépenses de votre flotte automobile ou d’un véhicule de société, vous avez la possibilité de vous tourner vers la carte carburant. Cette dernière évite tout d’abord d’avancer les dépenses associées à votre travail ou vos missions. En l’occurrence, cela vaut pour vos déplacements professionnels, ainsi que la gestion de véhicules utilitaires ou de voitures de fonction.

Elle convient pour couvrir certains frais liés à votre flotte automobile tel que :

• l’approvisionnement en carburant et en AdBlue ;
• les achats en boutique des stations-service ;
• le nettoyage en station de lavage auto ;
• l’entretien des véhicules en centre ;
• les péages pour véhicules léger ou poids lourd

Pour une ou plusieurs cartes carburant pro, le pilotage de l’espace client est simplifié. En ce qui concerne le paramétrage, vous avez la possibilité de déterminer un secteur géographique précis et d’établir un plafond de consommation. Vous pouvez allouer une carte à un conducteur ou à différents membres du personnel. Les jours et les horaires d’utilisation d'une carte carburant sont également programmables.