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Soyez réglo

Fixez vos règles avec la « Car Policy »

Publié le 6 décembre 2016

Cette charte, facultative, formalise les droits et les obligations de l’entreprise et du collaborateur. Indispensable pour clarifier les règles de part et d’autre, sa rédaction peut constituer un vrai casse-tête. Conseils.

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Qu’est-ce que c’est ?


Ce document interne à l’entreprise est indispensable pour les sociétés qui doivent gérer une flotte de véhicules ou même seulement quelques-uns. « Il permet de définir la politique de l’entreprise concernant la mise à disposition des véhicules aux salariés », précise Bernard Fourniou, président de l’Observatoire du véhicule d’entreprise (OVE).

Bien qu’elle ne soit pas obligatoire, cette charte de bonne conduite a donc l’avantage de fixer un cadre d’utilisation pour les véhicules de la flotte. « Elle a la même valeur que le règlement intérieur. Elle doit être soumise au comité d’entreprise, puis remise à chaque nouveau collaborateur qui disposera d’un véhicule professionnel. Elle a donc une valeur contractuelle et doit être respectée », complète le spécialiste. Le président de l’OVE conseille également aux entreprises de la réviser régulièrement, idéalement chaque année « pour s’adapter à la politique de l’entreprise, au changement dans la flotte de véhicules et aux évolutions réglementaires et fiscales ».

La Car Policy a une valeur contractuelle et doit être respectée

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Qu’y trouve‑t‑on ?


Les conditions d’attribution
L’entreprise doit définir quelles sont les catégories de salariés qui bénéficieront d’un véhicule et, dans ce cas, si cette mise à disposition est considérée comme un avantage en nature. A préciser aussi : le véhicule est-il loué (à un tarif avantageux) par le salarié ou l’entreprise est-elle propriétaire de sa flotte ? On retrouvera dans cette clause les caractéristiques techniques du véhicule, mais aussi une liste de quelques modèles (et options) à choisir selon la catégorie professionnelle du salarié. Indiquez aussi la durée d’utilisation du véhicule et le kilométrage maximum au-delà duquel le collaborateur devra changer de voiture.

L’utilisation du véhicule
En outre, s’il y a bien un domaine où les règles doivent être claires, c’est bien l’utilisation du véhicule, et notamment dans la sphère privée. Pour éviter les dérives, le gestionnaire de flotte devra donc écrire noir sur blanc si le collaborateur peut en faire une utilisation à des fins privées – en dehors des heures de travail, mais aussi en vacances ou en congé maladie – ou seulement professionnelles. « Si l’utilisation privée est autorisée par l’entreprise, n’oubliez pas de mentionner quelle personne de la famille aura le droit de conduire le véhicule, quand et sous quelles conditions », recommande Bernard Fourniou.
Il est aussi conseillé d’édicter des règles claires concernant le financement du carburant. Est-ce à la charge du salarié ? Le cas échéant, y’a-t-il une carte carburant – et celle-ci peut-elle être utilisée en dehors des heures de travail – ou remboursement des frais ? N’omettez pas de donner un calendrier pour l’entretien classique du véhicule.

La responsabilité
L’objectif est que chaque collaborateur maintienne le véhicule en bon état. Le document doit donc définir la responsabilité du conducteur en cas d’amende, d’accident ou de vol du véhicule. A noter : la loi intégrera de nouvelles régles en cas d’amende avec un véhicule d’entreprise au 1er janvier 2017. Les conditions de l’assurance du véhicule, et notamment les franchises en cas d’accident ou de dégradation, doivent être précisées, et il faut bien entendu établir une liste détaillée des différentes réparations possibles et leur prise en charge.

Le document doit donc définir la responsabilité du conducteur en cas d’amende, d’accident ou de vol du véhicule

Les modalités de restitution
Dans le cas où la voiture est louée au collaborateur, la charte doit indiquer les conditions dans lesquelles le véhicule doit être restitué (état du véhicule, kilométrage, durée, frais de remise en état…)

L’éco-conduite
Une « Car policy » peut sensibiliser les conducteurs à la gestion du carburant et à l’éco-conduite, voire prévoir une formation sur les risques routiers.

En bref

  • Cette charte n’est pas obligatoire mais permet de cadrer la mise à disposition de véhicules aux salariés.
  • Une fois mise en place, elle prend une valeur contractuelle.
  • Elle définit l’ensemble des conditions d’attribution, d’utilisation, de responsabilité et de restitution du véhicule.

La rédaction d’une « Car policy » semble fastidieuse et doit être extrêmement détaillée mais peut s’avérer plus qu’utile afin d’éviter dérives ou conflits.

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