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Indemnités kilométriques : Intérêt et mode d’emploi

Publié le 3 août 2016

Pour les déplacements professionnels de vos collaborateurs, la formule des indemnités kilométriques présente l’avantage d’être simple et économique, pour peu que vos collaborateurs ne parcourent pas trop de distance sur l’année. Décryptage...

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Indemnités kilométriques, principe


Mieux vaut-il mettre des véhicules à disposition de vos collaborateurs ou rembourser leurs frais kilométriques ? La question est pertinente. « Tout dépend du nombre de déplacements et du nombre de collaborateurs » explique d’emblée Stéphanie Marias-Batardière, avocate du cabinet Callios. Si vous ne souhaitez pas investir dans un parc de véhicules, vous devrez dédommager les déplacements professionnels de vos collaborateurs qui utilisent leur véhicule personnel par des remboursements de frais, appelés indemnités kilométriques. Elles sont calculées selon un barème publié chaque année par l’administration fiscale, en fonction de la nature et la puissance du véhicule (avec un plafonnement à 7 CV fiscaux), mais aussi des kilomètres parcourus (voir tableau ci-dessous).

Ce barème concerne également les deux roues, comme moto, scooter et, depuis peu, le vélo (0,25 euros le km dans ce cas). Les indemnités kilométriques couvrent les frais de carburant, d’entretien, d’usure et d’assurance. Ceux-ci n’ont donc pas à être payés en plus par l’employeur. En revanche, les dépenses liées au stationnement et péages doivent être remboursées par la société, en sus des indemnités kilométriques.

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Quelles conditions ?


Les indemnités kilométriques peuvent donc être perçues par tout salarié (ou dirigeant) qui utilise son véhicule personnel, dans le cadre suivant :

  • il doit être propriétaire de son véhicule et son nom doit être inscrit sur le certificat d’immatriculation.

  • les frais remboursés doivent concerner seulement les trajets professionnels à partir de l’adresse de l’entreprise pour tout déplacement, hormis ceux entre le domicile et le lieu de travail.

  • le salarié doit présenter des justificatifs de ces déplacements et remplir une note de frais spécifique.

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Quels avantages ?


Avec la formule des indemnités kilométriques, l’employeur économise l’investissement d’un véhicule, ses frais d’entretien, mais aussi la taxe sur les véhicules de société. Néanmoins, si le salarié fait plus de 15 000 kilomètres par an, l’entreprise sera redevable de cette taxe. « L’option indemnités kilométriques est intéressante lorsque le salarié ne se déplace pas trop fréquemment. Il faut veiller à ce que ces frais d’indemnités kilométriques ne soient pas supérieurs aux frais d’entretien d’une voiture de société », avertit Stéphanie Marias-Batardière. Par exemple, si vous employez des commerciaux, mieux vaut choisir l’option véhicule de société. Alors que pour un salarié réalisant de fréquents déplacements sur de courts trajets ou des déplacements ponctuels, les indemnités kilométriques seront plus économiques.

En pratique, l’entreprise aura donc intérêt à fournir un véhicule d’entreprise dès lors que le kilométrage devient significatif (+ de 10 000 km par an).

La société pourra déduire le montant des indemnités kilométriques remboursées à ses collaborateurs de son résultat fiscal, ces frais étant considérés comme une charge. Côté collaborateurs, les frais remboursés sont exonérés d’impôt et de charges sociales.

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Quels contraintes et risques ?


« Il suffit d’être précis et rigoureux dans sa gestion administrative. Le dirigeant ne doit pas faire l’impasse sur les justificatifs demandés aux salariés », note l’avocate. En cas de contrôle Urssaf, à défaut, l’employeur devra payer des charges sur ces remboursements d’indemnités kilométriques car ces frais seront considérés comme du salaire ». Et, il devra aussi supporter, sur ces frais, des charges fiscales.

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Barème kilométrique (en €)


Barème applicable aux voitures

Puissance administrative
(en CV)
Distance (d)
jusqu’à
5 000 km
Distance (d)
de 5 001 km à
20 000 km
Distance (d)
au-delà de
20 000 km
3 CV et moins d x 0,41 (d x 0,245) + 824 d x 0,286
4 CV d x 0,493 (d x 0,277) + 1 082 d x 0,332
5 CV d x 0,543 (d x 0,305) + 1 188 d x 0,364
6 CV d x 0,568 (d x 0,32) + 1 244 d x 0,382
7 CV et plus d x 0,595 (d x 0,337) + 1 288 d x 0,401

Barème applicable aux motocyclettes

Puissance administrative
(en CV)
Distance (d)
jusqu’à
3 000 km
Distance (d)
de 3 001 km à
6 000 km
Distance (d)
au-delà de
6 000 km
1 ou 2 CV d x 0,338 (d x 0,084) + 760 d x 0,211
3, 4 ou 5 CV d x 0,4 (d x 0,070) + 989 d x 0,235

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