Mutualiser les contrats de flotte auto : quels avantages et bénéfices pour l’entreprise ?

Pourquoi mutualiser ses contrats de flotte ?

La gestion d’un parc automobile implique d’avoir à gérer tout un tas de contrats. Il s’agit, le plus souvent, des contrats de location lorsque les véhicules sont loués à un professionnel, des contrats de crédits lorsqu’ils sont acquis par l’entreprise, des contrats d’assurance, des contrats d’entretien, etc. Mutualiser les contrats d’une flotte automobile permet de simplifier la gestion délicate et complexe des différents contrats souscrits pour la flotte automobile d’une entreprise. Dans une politique de fleet management, le gestionnaire de flotte auto tire plusieurs avantages de la mutualisation des contrats (voir plus bas). Elle lui permet, aussi, d’optimiser les contrats et d’économiser sur différents postes de dépenses. 

Comme le Total Cost Of Mobility (TCM), la mutualisation des contrats de flotte auto s’inscrit donc dans une démarche d’optimisation des coûts de la flotte. À travers le TCM, la mutualisation des contrats, mais aussi à travers la gestion de la taxe sur les véhicules de société (TVS) ou de la TVS sur les véhicules hybrides, le respect de la norme Crit’Air flotte automobile ou encore les économies de carburant, le gestionnaire de flotte participe à une baisse générale du coût de la mobilité en entreprise. 

Comment mutualiser ses contrats de flotte ?

Aujourd’hui, un gestionnaire de flotte auto qui souhaite mutualiser ses contrats de flotte auto dispose de deux solutions pour y parvenir : 

• mutualiser les contrats de flotte par le mode d’acquisition des véhicules d’entreprise ; 

• mutualiser les contrats de flotte par regroupement des contrats de même nature. 

Le mode d’acquisition des véhicules d’entreprise

La première solution pour mutualiser les contrats de flotte auto consiste à constituer le parc automobile de l’entreprise à partir de contrats de location (comme la LLD). Au-delà des avantages inhérents à ce type de contrat pour une flotte automobile, ce mode d’acquisition des véhicules d’entreprise permet d’inclure dans un seul et unique contrat tout un tas de services. La plupart des contrats de location de véhicules d’entreprise intègrent en effet des services comme l’assurance, l’entretien ou encore le dépannage des véhicules. Autrement dit, le gestionnaire de flotte se retrouve à ne devoir gérer qu’un seul contrat. Sa charge de travail est largement réduite et il peut alors se consacrer à d’autres missions comme la définition d’une car policy, le respect de la norme WLTP, l’élaboration d’une charte de véhicule en lien avec les nouvelles exigences énergies d’une flotte auto, etc. 

Regrouper ses contrats de même nature 

Pour les entreprises qui préfèrent être propriétaires de leur flotte automobile (ou qui se rapprochent de sociétés de leasing qui ne proposent pas l’ensemble des services évoqués ci-dessus), une deuxième solution permet de mutualiser les contrats de flotte auto : regrouper les contrats de même nature en un contrat unique. Il s’agit, très simplement et par exemple, de ne compter qu’un seul contrat d’assurance pour l’ensemble des véhicules de la flotte auto (les compagnies d’assurance sont nombreuses, sous conditions, à proposer aux gestionnaires de flotte auto des contrats spéciaux « flotte auto »). La démarche est à reproduire pour l’ensemble des autres postes de dépenses (entretien, carburant, etc.). Elle offre plus de praticité dans la gestion de la flotte auto. 

Mutualisation des contrats : bénéfices et limites

Par le mode d’acquisition des véhicules ou par le regroupement des contrats de même nature, la mutualisation des contrats de flotte auto présente de multiples avantages en praticité et gain de temps. La mutualisation des contrats de flotte permet également très souvent de simplifier la communication entre l’entreprise et les partenaires de la flotte auto grâce à un interlocuteur unique. Les démarches administratives sont par ailleurs simplifiées et moins chronophages. Autre avantage : la mutualisation des contrats de flotte auto s’avère judicieuse pour profiter de contrats plus performants. De la même manière qu’en souscrivant une Carte carburant pro E.Leclerc vous réalisez des économies dans vos dépenses de carburant, la mutualisation des contrats permet très souvent d’obtenir des tarifs préférentiels sur vos contrats. 

Dans certaines situations, la mutualisation des contrats de flotte auto affiche toutefois ses limites. C’est le cas, par exemple, lorsque l’assureur des locaux de l’entreprise n’est pas forcément spécialisé dans l’assurance d’une flotte auto. Ici, il sera alors préférable d’opter pour deux compagnies d’assurance distinctes, l’une pour les locaux de l’entreprise, l’autre pour la flotte automobile. Dans le cadre d’une mutualisation des contrats par le mode d’acquisition des véhicules, la démarche peut par ailleurs engendrer un coût supplémentaire.