Indémnité de frais kilométriques,  explication en détail.

Dans le cadre de sa mission professionnelle, un salarié ou un dirigeant peut être amené à utiliser son véhicule personnel. La fin d’année approche et l’heure des bilans également. Nous vous communiquons le barème 2020 et quelques détails à connaitre pour ne pas se tromper.

1 • Quel est le barème 2020 ?

Nous vous conseillons de suivre le barème de l’URSSAF, publié au J.O. du 29 février 2020.

Le montant de l’indemnité pour les voitures

d = distance parcourue à titre professionnel avec son véhicule personnel

Par exemple si votre collaborateur a parcouru 2063 kilomètres avec sa voiture de 6cv fiscaux, l’entreprise lui verse la somme de 2063 x 0,574 = 1184,16 euros. Et si dans l’année, le collaborateur effectue plus de 5000 km, l’entreprise devra régulariser le remboursement via le mode de calcul de la 2^e colonne.

Le montant de l’indemnité pour les deux roues.

d = distance parcourue à titre professionnel avec son véhicule personnel

2 • L’entreprise peut-elle décider de rembourser plus ?

Si l’entreprise décide d’être plus généreuse que les montants indiqués dans les tableaux ci-dessus, l’Urssaf considère qu’il s’agit d’avantages en nature. Ils sont alors soumis à l’impôt sur le revenu et aux cotisations sociales.

3 • Qui peut bénéficier de ces remboursements ?

Seuls les salariés d’une entreprise et son dirigeant peuvent prétendre aux indemnités kilométriques.

4 • Comment est calculée la distance ?

En règle générale, on emploie un calculateur objectif, par exemple, un logiciel de calcul d’itinéraires GPS en ligne. Cela permet également au collaborateur d’éviter de perdre du temps à effectuer le calcul lui-même.

5 • Que couvre cette indemnisation ?

Ce barème prend en compte :

• le carburant,
• l’amortissement du véhicule, 
• l’assurance,
• l’entretien, 
• les réparations éventuelles
• l’usure de pneumatiques.

Ce qui veut dire qu’en cas de crevaison, par exemple, le collaborateur ne peut pas demander le remboursement de la réparation. Elle est comprise dans son forfait.

Remarque : Si votre collaborateur est muni de la Carte carburant pro, l’entreprise prend déjà à sa charge les frais de carburant. Dans ce cas, il convient de rédiger un accord pour une indemnisation hors frais de carburant : l’amortissement du véhicule, l’assurance, l’entretien et les réparations, les pneumatiques.

6 • Comment sont remboursés les frais de péage, de stationnement…

Ils ne font pas partie de l’indemnité kilométrique et doivent faire l’objet d’un accord entre l’entreprise et le collaborateur. En règle générale, ils sont remboursés via une fiche de frais et la présentation des factures.

Remarque : Avec Carte carburant pro E.Leclerc, votre collaborateur peut bénéficier du service Liber-t. Dans ce cas, les péages et plus de 400 parkings en France sont compris et directement réglés par l’entreprise. Ce qui facilite grandement la gestion pour tout le monde.

7 • Les indemnités kilométriques sont-elles soumises à la TVA ?

Non. Ces frais ne peuvent donc pas faire l’objet d’une récupération de TVA.

8 • Les trajets entre le domicile et le travail sont-ils concernés ?

Non. Le collaborateur peut cependant déduire ces frais dans sa déclaration personnelle de revenus. Dans ce cas, en général, l’abattement forfaitaire de 10% pour les frais professionnels est plus avantageux que de déclarer au réel les trajets.

9 • Qui contrôle le remboursement des frais kilométriques professionnels ?

C’est l’Urssaf qui est en charge de cette mission auprès des entreprises. En cas de contrôle, l’entreprise doit être en mesure de prouver que les trajets effectués par le collaborateur avec son véhicule personnel ont été réalisés dans l’intérêt de l’entreprise. Les justificatifs peuvent revêtir plusieurs formes : échange de mails, frais annexes (tickets de déjeuner…), ordre de mission, planning, nom du client…

10 • Le barème va-t-il évoluer en 2021 ?

Chaque année, en février, un nouveau barème est publié. Il conviendra alors d’effectuer une régularisation rétroactive des remboursements déjà versés en janvier et février aux collaborateurs.

 

Conclusion

Pour faciliter le remboursement des frais kilométriques auprès de vos collaborateurs vous pouvez les équiper d’une carte carburant pro telle que Carte carburant pro E.Leclerc. La gestion du carburant, du péage et des parkings est directement effectuée par l’entreprise, il ne vous reste qu’à définir avec le collaborateur une indemnité pour l’usage du véhicule personnel. Vous pouvez même fixer une zone de déplacement qui limite l’utilisation de la carte en dehors du territoire professionnel.